Het geheim van wendbaarheid

Het geheim van wendbaarheid

Vorig jaar werd er een interessant filmpje onder mijn aandacht gebracht. Ik krijg het maar niet uit mijn hoofd. Het gaat over een zwerm spreeuwen die op weg is naar het Zuiden om te overwinteren. Het is fascinerend om te zien hoe snel en wendbaar deze vogels zijn. En hoe zij het voor elkaar krijgen om één geheel te vormen terwijl zij toch met zovelen zijn. Onderzoekers vonden een drietal grondregels voor dit fenomeen. Zouden deze regels ook voor organisaties gelden? In een tijdperk waar piramidestructuren, hiërarchisch leiderschap en top-down communicatie niet meer lijken te voldoen kunnen wij wellicht iets leren van spreeuwen.

De drie grondregels van een zwerm

In het onderstaande filmpje maken onderzoekers via een computersimulatie inzichtelijk dat spreeuwen in deze indrukwekkende formatie kunnen vliegen door zich aan de volgende drie grondregels te houden

1. Vlieg met dezelfde snelheid

Iedere spreeuw binnen de zwerm vliegt met dezelfde snelheid. Dus niet noodzakelijkerwijs allemaal in dezelfde richting, maar wel allemaal even hard.

2. Sta constant in verbinding met elkaar

Iedere spreeuw zorgt ervoor dat hij in lijn vliegt met de zeven dichtstbijzijnde spreeuwen. Zodoende ontstaat er een hecht netwerk waarbinnen informatie razendsnel en met minimaal signaalverlies wordt doorgegeven.

3. Ontwijk mogelijk gevaar onmiddellijk

Zodra er gevaar of een verandering in de omgeving wordt waargenomen, reageren de spreeuwen onmiddellijk hierop door van richting te veranderen.

Deze gelijke vliegsnelheid, razendsnelle en zorgvuldige overdracht van informatie en alertheid op de omgeving, maakt dat de zwerm als geheel snel kan reageren en naar het lijkt gelijktijdig wendt bij dreiging of verandering. Daarbij lijkt er geen zichtbare leider of centrale regie aan te pas te komen. Wel is er een duidelijk gezamenlijk doel: overleven!

De platte en wendbare organisatie

Door de digitale ontwikkelingen die elkaar in razend tempo opvolgen en de opkomst van (gelegenheids)netwerkorganisaties die door hun wendbaarheid en snelle reactievermogen hierop in kunnen spelen, voelen traditionele organisaties de behoefte, of in ieder geval de druk, om hun bestaande structuren en processen aan te passen. Wat kunnen zij leren van een zwerm spreeuwen?

Ad 1. Afstemmen van processen
Organisaties die met ‘dezelfde snelheid vliegen’ zijn organisaties waar processen zodanig op elkaar zijn afgestemd dat informatie en kennis vloeiend door de organisatie stromen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Veel organisaties passen alleen de buitenste of voor de hand liggende communicatieprocessen aan – bijvoorbeeld door de inzet van social media – maar vergeten daarbij dat ook backofficeprocessen en gedrag en houding van de betrokkenen mee moeten in dezelfde snelheid en dynamiek. 

Ad 2. Bouw een hecht netwerk van meervoudige verbindingen
Om informatie effectief en efficiënt door de organisatie te laten stromen is een fijnmazig netwerk van meervoudige verbindingen nodig. Uiteraard geholpen door technologieën als Enterprise Social Networks. Binnen traditionele organisaties zien we uiteraard wel verbindingen, maar deze zijn vaak enkelvoudig en niet interconnected. Informatie loopt via hiërarchische lijnen waardoor de snelheid en de inhoud van het bericht verloren gaat. Ook transparantie en daarmee het overzicht, is vaak ver te zoeken.

Ad 3. Monitor de omgeving en reageer direct op verandering
Bij traditionele organisaties gaan er vaak weken, maanden en soms jaren overheen voordat een koerswijziging of verandering daadwerkelijk zichtbaar wordt. Bovendien worden door overwegend interne gerichtheid cruciale signalen niet opgevangen. Wendbare organisaties kijken juist constant naar buiten, plaatsen de klant, patiënt, cliënt of andere stakeholders letterlijk in het midden en stemmen de rest van de organisatie hierop af. Traditionele organisaties blijven juist zichzelf als middelpunt zien, vergeten naar buiten te kijken en te reageren op wat daar gebeurt.

Is het te laat?

Verschillende deskundigen voorspellen dat een groot aantal van de huidige organisaties over 20 jaar niet meer zal bestaan, omdat zij niet het vermogen hebben zich tijdig te hergroeperen en in te spelen op de nieuw ontstane situatie.
Maar is het echt te laat? Een omslag zal alleen bereikt kunnen worden door drastische maatregelen die diep ingrijpen in de processen, structuur en cultuur van de organisatie. Vooralsnog lijkt het makkelijker om van voor af aan te beginnen en het meteen goed te doen, zoals Buurtzorg. Maar kleinere, bestaande organisaties als Effectory hebben het voor elkaar gekregen. Voor de wat grotere, bestaande organisaties liggen mengvormen voor de hand, waarbij autonome delen van de organisatie plat en wendbaar functioneren als onderdeel van een groter, nog traditioneel ingericht, geheel.
Daarbij bestaat er gevaar voor opstoppingen vanwege verschillende ‘vliegsnelheden’, gaten in het netwerk omdat medewerkers niet goed met elkaar in verbinding staan en frustraties omdat niet iedereen anticipeert op de signalen van buitenaf.

Maar het is een begin en het proberen waard.

Eerder gepubliceerd op Het Nieuwe Werken Blog

Reacties

 
Nog geen reacties
Reeds Geregistreerd? Hier Aanmelden
Gast
donderdag 19 oktober 2017
De Veranderbende
Ga naar boven